Selbstorganisation: Warum du Aufgaben abgeben musst

Selbstorganisation: Warum du Aufgaben abgeben musst

Das Projekt für deinen Kunden ist noch nicht abgeschlossen, das heutige Social-Media-Posting noch nicht veröffentlicht und außerdem wolltest du noch eine Rechnung schreiben. Deine To-Do-Liste wird immer länger und während du ein Telefonat nach dem nächsten führst, türmen sich Notizen auf deinem Schreibtisch und jede Menge unbeantworteter E-Mails in deinem Posteingang. Kommt dir die Situation bekannt vor? Willkommen in der Selbstständigkeit.

Fast jeder Selbstständige kennt Momente, in denen das Pensum extrem hoch ist. Getreu dem Motto „selbst und ständig“ arbeiten viele Selbstständige ohnehin rund um die Uhr und gönnen sich nur wenige Ruhephasen und Auszeiten. Doch irgendwann stößt jeder an sein Limit. Deine Kreativität lässt nach, die Freude an der Arbeit ebenso, und deine Effizienz sinkt spürbar? Dann wird es Zeit, etwas zu ändern. Du brauchst Unterstützung und musst lernen, Aufgaben abzugeben.

Aufgaben guten Gewissens abgeben? 

Dass Aufgaben abzugeben leicht ist, möchten wir nicht behaupten. Ganz im Gegenteil erfordert es teilweise ziemlich viel Vertrauen. Immerhin sind viele Selbstständige als Einzelunternehmer tätig und übernehmen nahezu jeden Bereich ihrer Selbstständigkeit selbst: von A wie „Akquise“ bis Z wie „Zahlungseingänge überwachen“. Als Selbstständiger kümmerst du dich höchstwahrscheinlich nicht nur um deine eigentliche Tätigkeit, sondern auch ums Marketing, die Buchhaltung, die Kundenbindung und viele weitere Aufgaben, die du als festangestellte Fachkraft in der Regel nicht übernehmen würdest.

Die Sorge, gewohnte Abläufe könnten plötzlich anders laufen als zuvor, wenn du sie aus der Hand gibst und von jemand anderem übernehmen lässt, ist deshalb berechtigt. Schließlich brennt niemand so für dein Business wie du selbst. Und wieso sollte sich ein Externer genauso reinhängen und deine Aufgaben ebenso gut oder sogar besser erledigen als du selbst? Doch hier liegt ein Trugschluss vor. Du kannst nicht erwarten, dass du auf Dauer wirklich leistungsstark bleibst, wenn du jede Kleinigkeit selbst übernimmst und nach kurzer Zeit völlig überlastet bist.

4 Gründe, um Aufgaben abzugeben

Wenn du merkst, dass du körperlich oder mental an deine Grenzen stößt, ist es also unabdingbar, dir Unterstützung ins Boot zu holen. Du bist noch immer nicht überzeugt? Dann haben wir vier unschlagbare Argumente, weshalb du als Selbstständiger unbedingt Aufgaben abgeben solltest:

  1. Du kannst dich wieder verstärkt auf deine Kerntätigkeiten konzentrieren, wirst leistungsfähiger und kreativer und kurbelst deine Umsätze damit an. Zwar hast du Ausgaben für externe Helfe, gleichzeitig nimmst du aber auch mehr ein, da du zusätzliche Aufträge annehmen kannst.
  2. Du hast endlich kein schlechtes Gewissen mehr, weil die Berge mit unerledigten Aufgaben immer höher werden. Du hast jetzt jemanden an deiner Seite, der dir hilft, diese Berge zu bewältigen.
  3. Deine Pflichtaufgaben reduzieren sich und du hast wieder Freiraum für Ideen und Projekte. Wer weiß, welche grandiose neue Geschäftsidee dir dadurch in den Sinn kommt?
  4. Du kannst seit langem mal wieder deine Feierabende und Wochenenden genießen. Arbeit ist nur das halbe Leben und es wird Zeit, dass du dir wieder mehr Pausen und Erholungszeiten gönnst.

Aufgaben abgeben – so geht’s!

So weit, so gut. Aber wie und vor allem an wen kannst du deine Aufgaben denn nun konkret abgeben? Und welche Aufgaben solltest du überhaupt outsourcen und welche nicht? Grundsätzlich gilt: Du kannst alles abgeben, was andere Menschen schneller und besser erledigen können als du selbst. Bist du beispielsweise als freiberuflicher Designer tätig, bietet es sich zum Beispiel an, deine Steuern von einem Experten bearbeiten zu lassen. Bist du hingegen als selbstständiger Steuerberater tätig, könntest du dein Marketing von einem Experten übernehmen lassen. Gib das ab, was dich von deiner Kerntätigkeit abhält und nichts mit deinem eigentlichen Aufgabenbereich zu tun hat.

Finde passende Helfer 

Wie genau deine Unterstützung aussieht, hängt ganz von den Aufgabenbereichen und dem Umfang ab, den du outsourcen möchtest. Im Folgenden stellen wir dir daher vier Möglichkeiten vor, an wen du deine Aufgaben abgeben kannst.

1. Experten

Steuerberater, Anwälte, Marketing-Experten, Webdesigner, Grafiker – die Liste an Experten ist lang. In der Regel handelt es sich dabei um andere Selbstständige oder Freiberufler, manchmal auch um Kanzleien oder Agenturen. Informiere dich, wer dir am besten helfen kann und hör auf dein Bauchgefühl. Experten kannst du vertrauen. Sie arbeiten deine Aufgaben viel effizienter und professioneller ab als du es selber kannst. Die Investition lohnt sich!

2. Mitarbeiter

Selbstverständlich kannst du auch auf eigene Mitarbeiter zurückgreifen. Du musst nicht gleich jemanden Vollzeit einstellen, aber hast du schon mal über einen Werkstudenten, einen Praktikanten oder einen Minijobber auf 450-Euro-Basis nachgedacht? Auf diese Weise bleiben die Kosten überschaubar und du erhältst dennoch tatkräftige Unterstützung.

3. Virtuelle Assistenten

Wenn es um Recherchetätigkeiten, Social-Media-Postings, Reisebuchungen oder ähnliche Bereiche geht, sind virtuelle Assistenten sehr praktisch. Sie arbeiten zeit- und ortsungebunden und assistieren dir bei deinen täglichen To-Do’s. Du kannst sie stundenweise, tageweise oder projektbezogen buchen und zahlst nur dann, wenn es auch wirklich etwas zu tun gibt.

4. Tools

Richtig gelesen, manchmal genügt es sogar, sich technische Unterstützung zu holen, um auf diese Weise Aufgaben abzugeben. Viele praktische Tools und Apps helfen dir dabei, schneller zu arbeiten und dir den Alltag zu erleichtern. Dazu gehören beispielsweise Tools für Finanzen, Buchhaltung, Designaufträge, Redaktionspläne, Bildbearbeitungen und Social-Media-Marketing. Viele dieser Dienste kannst du in einer kostenlosen Starterversion testen. Aber Vorsicht: Du solltest dir vorab genau überlegen, welche Programme wirklich sinnvoll sind. Manche Tools sind sehr komplex und machen am Ende mehr Arbeit als sie eigentlich abnehmen. Wir wünschen dir viel Spaß beim Aufgaben abgeben!

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