Zeitmanagement: So wirst du produktiver!

Zeitmanagement: So wirst du produktiver!

Zeit ist Geld und Geld ist kostbar. Vor allem im Job können dein Timing und ein gutes Zeitmanagement darüber entscheiden, ob du die Karrieretreppe schnell nach oben kletterst – oder nach unten fällst. Ein gutes Zeitmanagement ist eine wertvolle Kompetenz, die dir ermöglicht, dich und andere Menschen zu führen. Denn längst nicht jeder beherrscht gutes Zeitmanagement. Und diejenigen, die es beherrschen, leiten meist die, die es nicht tun.

Wenn du dein Selbstmanagement verbessern oder deine Führungsqualitäten optimieren möchtest, solltest du daher trainieren, deine Zeit zu managen. Das beginnt damit, dir über deine aktuelle Zeitkompetenz bewusst zu werden. Im zweiten Schritt entwickelst du Strategien, die dir helfen, effektiver und effizienter zu arbeiten. Hier erfährst du, wie’s geht und was du beachten solltest!

Du hast für alles Zeit – wenn es relevant ist

Jeder Mensch hat 24 Stunden am Tag, die er sich selbst einteilen kann. Wenn jemand sagt „Ich habe keine Zeit“ stimmt das eigentlich nicht – denn wir alle haben täglich die exakt gleiche Anzahl an Stunden, Minuten und Sekunden. Der einzige Unterschied liegt darin, wie wir diese Zeit einteilen und nutzen. Wenn du für etwas keine Zeit hast, dann lediglich aus dem Grund, dass dir etwas anderes wichtiger erscheint und diesen Punkt vorziehst.

Die entscheidende Aufgabe liegt zunächst also darin, das Relevante vom Irrelevanten zu unterscheiden und das Wesentliche aus dem großen Becken unwesentlicher Aufgaben zu fischen. Kurz gesagt: Das Priorisieren von Aufgaben und ToDo’s ist das A und O für erfolgreiches Zeitmanagement.   

10 Tipps für mehr Produktivität im Office

Doch wie setzt du die richtigen Prioritäten und wie schaffst du es, dein aktuelles Zeitmanagement zu verbessern? Immerhin ist gutes Zeitmanagement gleichzusetzen mit mehr Produktivität, die besonders im Arbeitsleben von hoher Bedeutung ist.

Mach dir bewusst, dass Zeitmanagement ein Prozess ist, der sich durch Anwendung und Übung auszeichnet. Dennoch gibt es praktische Tricks, mit denen man sofort erste Erfolge erzielt. Diese haben wir im Folgenden für dich zusammengefasst. Viel Spaß bei dem kleinen Exkurs in dein neues, erfolgreiches Zeitmanagement im Arbeitsleben!

1. Vergiss Multitasking

Wer hat eigentlich Multitasking erfunden? Und warum sprechen alle darüber? Fakt ist, dass du am produktivsten bist, wenn du dich nicht verzettelst, sondern auf eine bestimmte Sache konzentrierst. Versuch deshalb, eins nach dem anderen zu erledigen – und zwar mit ungeteilter Aufmerksamkeit für die jeweilige Aufgabe. 

2. Stell angefangene Aufgaben fertig

Nichts ist für deine Motivation so unbefriedigend wie eine lange Liste an Aufgaben, die du begonnen, aber nie zu Ende geführt hast. Kennst du das Gefühl? Du hast die unerledigten Aufgaben stets im Kopf – dort nehmen sie allerdings lediglich Platz für die wirklich wichtigen weg. Öffne nicht gleichzeitig unzählige Tabs in deinem Hirn. Stell Aufgabe fertig und starte anschließend mit neuen. Du wirst sehen, dass du insgesamt deutlich schneller arbeiten wirst.

3. Hinterfrag Probleme

Probleme, die ignoriert werden, bauschen sich entweder auf – oder löst sich irgendwann von alleine. In der Regel trifft der zweite Fall zu, was bedeutet, dass wir uns viel zu oft grundlos sorgen. Versuch deshalb, nicht bei jedem Hindernis sofort alle Alarmglocken schrillen zu lassen. Probier stattdessen, das Problem zu hinterfragen und gegebenenfalls zu relativieren. Bestenfalls löst es sich so ganz von allein und du sparst Nerven und Zeit.

4. Priorisiere nicht zu viel

Wer zu lange plant, verpasst den Start. Und wer zu viel priorisiert, gerät am Ende doch in Zeitnot, weil er sich mehr auf das Managen seiner Zeit als auf das eigentliche Abarbeiten der Aufgaben konzentriert. Tapp nicht in die gleiche Falle, sondern plan das Nötigste und leg dann direkt los!

5. Lass dich nicht ablenken

Jeder kennt es: Man arbeitet an einem Projekt, hat Termindruck, etliche Punkte auf der ToDo-Liste sind noch unerledigt und die Abgabefrist rückt immer näher. Autsch! Und als wäre es nicht der schlechteste Zeitpunkt überhaupt, steht jetzt auch noch der redselige Kollege mit seiner Kaffeetasse neben dir. Oder ein nerviger Akquise-Anruf stiehlt dir die Zeit.

Überflüssige Ablenkungen sind die Todfeinde eines ausgetüftelten Zeitmanagements. Reduziere sie deshalb auf ein Minimum! Trau dich, höflich Nein zu sagen oder Kollegen gegebenenfalls auf einen späteren Zeitpunkt zu vertrösten. Die tollen Ergebnisse werden es dir danken.

6. Sag Nein

Wenn wir schon beim Thema Nein sagen sind, dann doch gleich richtig: Nein zu sagen, ist für ein gutes Zeitmanagement essentiell wichtig. Denn es ist nicht clever, die Aufgaben anderer ständig vor die eigenen zu stellen. Natürlich möchtest du hilfsbereit und aufgeschlossen sein. Das ist auch gut so, aber bitte nicht in einem Maße, in dem du deine eigenen Bereiche vernachlässigst.

Wer kategorisch Ja sagt, läuft außerdem Gefahr, nicht ausgelastet zu wirken. Woher soll dein Chef wissen, dass du selbst genug zu tun hast, wenn du offensichtlich doch immer Zeit für die Belange anderer hast? Überleg deshalb zweimal, ob du wirklich jede Kleinigkeit annimmst oder nicht hin und wieder höflich aber bestimmt Nein sagst.

7. Gönn dir Pausen

Inspirationen, Problemlösungen und gute Einfälle entstehen in der Regel nicht, wenn du gestresst vor dem Bildschirm sitzt und auf ein leeres Word-Dokument starrst, dass es zu füllen gilt. Stattdessen bist du dann am kreativsten und am meisten lösungsorientiert, wenn du in der Pause kurz frische Luft schnappst, ein gesundes Mittagessen isst oder bei einem Kaffee mit den Kollegen brainstormst.

Zu einem gesunden, erfolgreichen Zeitmanagement zählt deshalb auch, gezielt Pausen einzuplanen. Sie sorgen dafür, dass du anschließend mit umso mehr Power zurück an die Arbeit gehst. Und acht Stunden oder länger kann sowieso niemand am Stück arbeiten. Oder?

8. Streich überflüssige Meetings

Arbeitest du schon, oder meetest du noch? Wir alle kennen sie: Meetings, die wahnsinnig viel Zeit verschlingen, niemanden wirklich weiterbringen und ungefähr so wichtig sind wie ein Posteingang voller Spam-Mails.

Natürlich sollst du keine relevanten Besprechungen hinterfragen. Aber reg doch mal eine Diskussion darüber an, ob wirklich alle regelmäßigen Termine nötig sind, oder ob dein Team auf einige davon verzichten kann. Zum Beispiel solche, in denen jedes Teammitglied ausführlich beschreibt, woran er oder sie gerade arbeitet. Ja, auch solche Besprechungen müssen hin und wieder sein – dann aber bitte nur einmal im Monat oder Quartal, statt wöchentlich oder gar täglich.

9. Erledige „kleine“ Aufgaben zuerst

Erledige als allererstes die wirklich dringenden Aufgaben. Danach solltest du die Aufgaben angehen, für die du nicht lange brauchst. Nimm beispielsweise den Richtwert von 15 Minuten. Wenn du täglich ein oder zwei Stunden konzentriert „kleine“ Aufgaben abarbeitest, schrumpft deine ToDo-Liste deutlich schneller als wenn du dich erst um die umfangreichen kümmerst. Und je schneller deine ToDo-Liste schrumpft, desto motivierter bist du. Das ist ein simpler psychologischer Trick, der sehr effektiv ist. Probier’s aus!

10. Verlass das Büro organisiert

Kurz bevor du das Büro verlässt, solltest du sicherstellen, dass für den nächsten Arbeitstag alles vorbereitet ist: Ein aufgeräumter Schreibtisch spart Zeit, weil du nicht nach wichtigen Unterlagen suchen musst. Ein leerer Posteingang ermöglicht dir am nächsten Morgen, direkt mit wichtigen Aufgaben zu starten. Und eine neue ToDo-Liste zeigt dir nach dem Wochenende an, wo du freitags aufgehört hast. So weißt du auf den ersten Blick, wo du weitermachen sollst. Eigentlich ganz easy, oder?

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